流程自动化：用一份方案和一本测算工作簿，排出第一批 RPA 流程的优先级

一句话的任务

总经理在月度会上给葛振华（化名）布置任务，只有一句话："年底前给我一张清单，哪些流程先上自动化。"

葛振华在一家零部件制造企业的数字化转型办公室做流程经理。他手里不缺候选流程：供应链每天把客户订单从邮件抄进 ERP；财务每月做银企对账、开票、关账；采购申请审批要在两个系统之间来回切换；售后工单靠人转发。这些流程都靠人在系统之间复制粘贴，出过错，也因为人员离职断过档。

难的是排序。每个部门都觉得自己的流程最该先做，可谁也拿不出可比的数字。

先让 AI 说清楚它打算怎么做

他把材料交给境核AI：一份 8 个候选流程的清单，每个流程的所属部门、月执行次数、目前人工处理一次的平均耗时，以及外部供应商在概念验证中测出的自动化处理耗时。他没有直接要文件，而是先让 AI 复述任务：

我是制造企业数字化转型办公室的流程经理。附件是 8 个候选流程的执行次数和耗时。请先用几句话说明你对任务的理解和计划：方案打算分哪几章、测算工作簿分哪几张表、按什么指标给流程排序、怎样发现数据错误。确认之前不要生成文件。

AI 的回答分为两部分：方案按"背景挑战—总体方案—业务流程—指标与示例数据—实施计划—风险合规—复用说明"七章展开；工作簿分为说明、参数与输入、分析计算、校验、图表五张表，按"人工耗时−自动化耗时"计算改善量，用改善率判定是否达标并排名。理解没有偏差，他确认后让 AI 开始生成。

达标线吵了两轮

工作簿的初稿出来后，他拿去和财务、运营两边对数，卡在了"多大的改善才算值得做"。财务总监认为开发和运维都有成本，改善率达不到一半就不值得投入；运营这边认为，只要能把人从重复操作中解放出来，三成就够了。

葛振华没有让 AI 在方案里写死任何一个数字，而是这样要求：

其他内容不动。把改善率达标阈值、重点关注名额（TOP N）、年化换算期数集中放到参数表，标注"示例"，用蓝色字体表示可修改；分析计算表的达标判定和排名全部引用参数表，不要手填。

这样，两边可以各自代入自己认可的阈值，看看排序怎样变化。会上讨论的就不再是"谁说得对"，而是"在哪个阈值下，哪几个流程排在前面"。

方案里写清楚自动化不做什么

方案中有一部分他专门做了强调：规则清晰的环节交给自动化执行，非标准情形要挂起转人工并留痕；关键流程的变更要走审批，并采用灰度上线；所有操作保留完整日志。这些写进了总体方案和风险合规两章，内审部门看过之后没有再提异议。

最后拿到了什么

《流程自动化 AI 应用方案》（Word，七章）：

• 背景与挑战：跨系统复制粘贴占用大量工时、手工差错引发对账问题和客户投诉、流程执行依赖个人；
• 四个功能模块：流程摸底评估（梳理高频流程，按自动化收益排序）、RPA+AI 执行（读单据、录系统、发通知）、例外转人工（非标准情形挂起并留痕）、运行监控运维（监控执行成功率，异常时告警并重试）；人机协同原则是按比例抽检复核，重大业务节点保留人工确认；
• 五个流程环节：流程梳理与收益评估、设计自动化执行方案、开发部署机器人流程、试运行并处理例外、推广监控与持续优化；
• 关键指标的现状与目标（均为示例）：自动化覆盖流程数、单流程处理时长、流程差错率、释放人力；另有订单录入、银企对账、采购申请审批、发票开具、库存盘点汇总、供应商准入、售后工单流转、月度关账 8 个流程的效率对比表；
• 四阶段实施计划、四类风险与应对措施、内控与数据治理要求，以及模板复用说明。

流程自动化效率测算模板（Excel，五张表）：说明页写明颜色约定和数据声明；参数与输入表包含三项参数和 8 个流程的示例数据；分析计算表用公式计算改善量、流程提效率、达标判定、改善幅度排名，以及改善量合计和平均改善率；校验表检查记录数、数值完整性、优化方向、勾稽差异和取值范围；图表页是两张联动的柱状图。

可以直接借鉴的做法

1. 先让 AI 复述理解和计划：几句话就能确认方向，比生成文件后再推翻省事得多。
2. 有争议的数字做成参数：阈值放进参数表并标注"示例"，各方代入自己的数字试算，讨论就有了共同基础。
3. 方案里写清楚边界：例外转人工、灰度上线、操作日志写进文档，内控部门更容易认可。
4. 排序交给公式：改善量、改善率、排名都可以追溯到输入数据，换成新数据后自动重算。