公文处理：写辅助办文方案时，要求 AI 不编条款、存疑处标"待核实"

写给办公室看的方案，自己先不能出格式错

公文处理的方案难写，难点往往不在功能，而在"格式"两个字。

冯晓丽（化名）在一家政务办公软件公司做售前方案经理。客户单位的办公室想了解，能不能用 AI 帮办文人员减负：起草时少改几轮格式，流转时少打几次催办电话，查历史参考件时不用再翻档案柜。她要交一份方案初稿给对方办公室审阅。

她很清楚这份方案的读者是谁：天天跟版式、行距、文种打交道的办文人员。方案里只要有一处格式或说法不规范，后面的内容就很难再被信任。

第一轮只要目录和每章一句话

她给境核AI 上传了三份材料：公司产品的功能说明，客户提供的一份办文流程说明（已去掉人名和联系方式），以及她自己整理的按文种统计的月流转件数和平均流转时长。这份统计表只有数字，没有任何公文正文。

我是政务办公软件公司的售前方案经理，要写公文辅助起草与流转方案初稿，供客户办公室审阅。请先列目录，每章用一句话写要点，不要写正文。结构按：背景挑战、总体方案、业务流程、关键指标、实施计划、风险与合规、模板复用说明。

目录确认后，正文和测算表一起生成。

AI 写了一个她没给过的条款

通读初稿时，冯晓丽在"格式合规审查"的描述里看到一句：某某规范第几条规定版心尺寸为多少。她上传的材料里根本没有这一条。数字可能是对的，也可能不对，但这句话没有出处，就不能留在交给办公室的方案里。

她没有自己逐句去查，而是给 AI 加了一条规则：

全文只依据我上传的材料。凡是引用规范条款、具体尺寸或时限，而附件里找不到出处的，一律删掉或改成概括描述；确实需要保留的，标"待核实"并高亮，由我去核对。改完后列出你改了哪几处。

AI 列出了三处改动：两处改成"按现行公文格式规范执行"这类概括描述，一处标了"待核实"。冯晓丽核对后，把那一处也改成了概括描述。最终版里，功能描述只说"字体版式、称谓引文自动检查纠错"，不出现她无法负责的条款号。

测算表里的"密级"字段

配套的 Excel 测算模板按文种列出办理时长，其中有一列是"密级"，取值为公开、内部、秘密。冯晓丽在交付时特意向客户说明：这一列只是统计分类标签，用来区分不同文种的流转件数，表格里没有任何公文内容。方案第六章也写明了边界：遵循政务数据安全与保密管理规定，涉密内容不接入模型，系统建设满足信创与等保要求。

最终交付

《公文处理 AI 应用方案》（Word 初稿）

• 背景与挑战三条：起草时反复改格式、规范掌握不一；流转环节多、催办靠人盯；历史公文检索难；
• 四个功能模块：智能起草辅助、格式合规审查、流转催办管理、智能归档检索；
• 五个流程环节：选择文种与拟文要素、生成初稿、格式审查与修改完善、线上流转会签审批、归档与检索复用，并强调 AI 生成内容须经业务科室审核；
• 关键指标包括公文流转时长、格式差错率、催办件占比、起草辅助采纳率，均为示例值；另有一张按请示、报告、通知、函、批复、会议纪要等八类文种列出的办理时长统计表；
• 四阶段实施计划、风险应对表、数据安全要求和五条模板复用说明。

公文办理时长测算模板（Excel）：说明、参数与输入、分析计算、校验、图表五张表。参数区可以调整达标阈值、TOP N 名额和年化期数；分析计算表用公式算出各文种的改善量、办文提速率、达标判定和排名；校验表五项全部通过后，才能引用分析结果；图表表展示前后对比。

方案以初稿形式交给客户办公室，后续修改以对方的审核意见为准。

实用做法

1. 给 AI 立一条"无出处不写"的规则：规范类文本，宁可概括，也不要写错条款。
2. 让 AI 列出自己改了哪几处：改动可追溯，核对起来更省力。
3. 只给统计，不给正文：测算只需要件数和时长，公文内容不必交给 AI。
4. 在方案里写清保密边界：涉密内容不接入模型，这一条要写进正文，不能只停留在口头约定。